随着监理行业的不断规范化、标准化,管理模式也在不断更新。在整个工程建设中,监理资料不仅是监理管理行为和管理动作的体现,也是项目监理部人员自我保护的有效依据,现就我的监理资料管理工作,分享一下心得体会。
一、分析在各阶段中需收集的过程资料,做到未雨绸缪
一个工程自开工到竣工,各阶段需要的资料有所不同,相应的工作重点也不一样。如地基与基础阶段主要在于:基础点位复核、地基验槽、基础检测、大型混凝土、基坑(边坡)等资料收集;主体阶段主要在于:隐蔽工程、砌筑及二次结构、门窗工程、屋面工程、电气工程等资料收集;装饰装修与外立面阶段主要在于:保温工程、给排水工程、电梯工程、涂饰工程等资料收集;室外与总平阶段主要在于:室外电气、室外排水、室外标高复核等资料收集。贯穿每个施工阶段尤为重要的是材料保证资料,如:材料合格证、试验报告、检验报告等,都应及时收集、整理、归档,做好材料见证取样登记台帐、材料进出场台帐,并复核质保资料是否与实物相符。在每一阶段的资料,哪些是施工单位提供的,哪些是监理单位提供的,这些都要做到心中有数。如施工组织设计、专项施工方案等是施工单位需向监理部提供的;如监理月报、监理工作总结、工程质量评估报告等是监理部需向建设单位提供的。
其次,是以月为大单位,以周为小单位,每天做到资料预控。分清哪些资料是按月完善的,如:监理月报、大型设备月检、民工工资抽查记录等;哪些资料又是按周完善的,如:监理周报、定期周安全检查、监理周例会纪要等。同时,由于施工现场事件具有突发性,那么我们每天早晨可以将当天已知要完成的工作在脑海中梳理一遍,并将轻重缓急排列出来,及时完成当天需要完成的监理工作,再“每天→每周→每月”,避免工作“背包袱”或写“回忆录”。
二、加强现场与资料的联系,做到同步跟进
在整个施工过程中,资料与现场是不可分割的,要加强资料与现场之间的联系,做到现场施工进度与资料收集同步跟进。作为一名监理资料员不仅仅要做好资料的收集与整理工作,还要主动深入现场,了解现场施工情况、进度情况、材料情况,这样才能及时完善监理资料的同时督促施工单位做好相关报审、报验及见证取样送检等工作。作为一名监理资料员还应熟悉施工图纸及规范,了解相应的施工工艺、工序,这样才能做到有的放矢,做出来的资料才有据可循。
三、加强与建设、施工及监理内部的沟通,做到团结协作
监理是服务行业,我们服务的对象是业主,业主的理解和支持直接关系着我们监理资料管理与其他监理工作能否顺利开展。
一个工程从监理进场开始到竣工验收都离不开施工单位的配合,且绝大多数的资料都是由施工单位提供,那么首先我们要了解施工单位内业部门负责人是谁,各资料员的分工等,如在复核、检查过程中发现资料存在问题,也能及时找到相应人员对接。其次是明确各类报表的格式、填写要求、提交时间及签证制度,由于一个工程中可能会存在多家分包单位,那么资料就会存在多个版本或多个格式,这样既不利于资料管理,也为后期验收埋下隐患。最后我们应督促施工单位按工程进度同步完善相关资料,避免现场与资料脱节或“假资料”等情况出现。
监理内部的沟通也尤为重要,因为监理资料不是资料员一个人能完善的,过程资料还需由监理工程师或总监理工程师进行审核、签字等,如果审批不及时,那么就会导致资料闭合不及时。作为监理资料员应通过旁站、日志、巡视检查发现并记录下来各种问题、隐患,协助监理工程师编制监理通知单、监理工作联系单、安全检查记录等指令文件,并督促施工单位按时整改闭合。在日常复核、检查资料过程中发现问题要及时反馈给监理工程师,并协助监理工程师督促施工单位进行整改。加强与总监的汇报交流,定期向总监理工程师报告工程资料情况,对工程资料中存在的问题及时汇报和请示总监理工程师,使问题尽快得到解决。对施工单位报审的资料,首先初步检查是否符合要求,再报监理工程师审核,对于各方往来的文件要做好收发文登记,对工程变更、技术核定、施工措施等涉及工程施工的资料,还必须及时传递给每一位相关的监理人员,使他们及时了解工程的变更信息掌握施工情况。
四、加强学习,完善自身,做到精益求精
监理资料员除了工作细致,还要学会严谨,做到工程中涉及的大小事项都具有可追溯性,而追溯依据就在资料员手中。作为监理资料员,不仅要提高对“责任”和“依据”的敏感度,在工程中发生的每一件事都要做到有据可依,有据可查,还应不断学习新知识、新技术、新规范,并熟练运用word、excel等办公软件提高工作效率。定期按公司资料管理要求进行项目资料自查自纠,不断完善和优化,使整个资料架构完整、资料真实有效。同时还要多到施工现场去学习,不断提高自身的业务水平。只有通过不断地学习,学习其他项目做得好的资料,汲取好的经验,多方面的补充自身的不足,才能适应发展的需要。
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